Taloyhtiön hallinto

1. Johdanto

Asunto-osakeyhtiön hallituksen jäsenen tehtävänä on yhtiön osakkaiden valitsemana luottamushenkilönä huolehtia ja vastata yhtiön omaisuuden hoidosta ja huollosta sekä kunnon säilymisestä kulloinkin vallitsevien laatutasonormien mukaisena sekä huolehtia yhtiökokouksen päättämistä omaisuuden asumistasoa korottavista perusparannuksista asukkaiden kohoavien tarpeiden mukaisesti.

Useimmille osakkaille oma asunto on kallisarvoisin omaisuus, mikä entisestään korostaa hallituksen jäsenten huolenpitovelvollisuutta ja toimien vastuullisuutta.

2. Lainsäädäntö

Hallituksen tehtävistä ja toimivallasta säädetään asunto-osakeyhtiölain 54 §:ssä seuraavasti:

”Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallituksen on huolehdittava siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty.”

Kaikki muut kuin yhtiökokoukselle lain ja yhtiöjärjestyksen mukaan kuuluvat tehtävät kuuluvat hallitukselle tai sen alaiselle isännöitsijälle. Yhtiön sisäisen hallinnon järjestäminen on hallituksen vastuulla, kun taas isännöitsijälle kuuluu yhtiön juoksevien asioiden hoitaminen hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti.

Käytännön työnjako ja työtehtävien delegointi (= päätäntävallan ja vastuun jakaminen) hallituksen sekä isännöitsijän ja huollon muun henkilökunnan kesken on sovittu kiinteistönhoitosopimuksessa.

Hallituksen jäsenen vastuu

Hallituksen jäsenten vastuulla on huolehtia yhtiön hallituksen tehtävistä sekä seurata ja valvoa, että isännöitsijä ja huolto hoitavat heille uskotut tehtävät lakien ja kiinteistönhoitosopimuksen mukaisesti.

Jos hallituksen jäsen

  • ryhtyy toimeen, johon hänellä ei ole oikeutta tai
  • jättää tehtävänsä kokonaan tai osaksi suorittamatta, ja siten aiheuttaa yhtiölle vahinkoa, hän syyllistyy rangaistavaan luottamusaseman väärinkäyttöön.

Hallituksen jäsenenä yhtiölle, sen osakkaalle tai ulkopuolisille aiheutettuun vahinkoon sovelletaan vahingonkorvauslain 1 luvun 1 §:ää: ”Joka tahallisesti tai tuottamuksellisesti aiheuttaa toiselle vahingon, on velvollinen korvaamaan sen.” Jos hallituksen jäsenet aiheuttavat vahingon yhdessä, heihin sovelletaan saman lain 6 luvun 2 §:ää: ”Milloin vahinko on kahden tai useamman aiheuttama … vastaavat he yhteisvastuullisesti.”

Vahinkoa voidaan aiheuttaa tahallisesti, jolloin tekijä tietää toimivansa väärin, tai tuottamuksellisesti, jolloin tekijän olisi pitänyt tietää toimivansa väärin. Tuottamuksellista on mm. ymmärtämättömyydestä, ajattelemattomuudesta tai tietämättömyydestä johtuva teko tai tehtävien laiminlyönti.

Isännöitsijä on hallinnon asiantuntijana aina tarvittaessa taloyhtiöiden hallitusten jäsenten käytettävissä. Vähänkin epävarmoissa tilanteissa on aina parempi ennakolta kysyä kuin jälkeenpäin katua.

3. Kiinteistönhoitosopimus

Kiinteistönhoitosopimuksessa on kirjallisesti sovittu niistä tehtävistä, mitä huolto tekee. Huolto huolehtii ja vastaa vain siitä, mistä on nimenomaan sovittu. Taloyhtiöiden hallitusten jäsenten onkin syytä tarkoin tutustua yhtiönsä voimassaolevaan sopimukseen. Taloyhtiön ja huollon kesken on voitu sopia erityisehdoista, jotka ilmenevät kunkin yhtiön omasta sopimuksesta.

Seuraavassa esitetään mallisopimuksen pääkohdat:

a. Lakimääräiset ym. hallinnolliset tehtävät

Kokoukset, sopimukset, asiakirjat ja arvopaperit, ilmoitukset, lakien ja määräysten noudattaminen, asiakaspalvelu, henkilökunnan, käytettyjen urakoitsijoiden ja muiden työntekijöiden johtaminen ja valvonta.

Kaikesta tästä ns. juoksevasta hallinnosta vastaavat huolto ja isännöitsijä.

b. Lakimääräiset ym. taloudelliset tehtävät

Talousarvio, maksuvalmius ja kassavarojen hoito, maksuliike, kirjanpito, tilinpäätös ja tilintarkastuksen järjestäminen.

Kaikesta tästä taloushallinnosta vastaavat huolto ja isännöitsijä.

c. Kiinteistön hoito ja huolto

Kiinteistön hoito ja huolto käsittää mm. kiinteistön käyttö- ja huolto-ohjelman, kuntotiedon ja laadunvalvonnan, kulutustiedot, tarkastukset ja katselmukset, ulkopuolisten sopimusten, kuten energian ja jätehuollon toimivuuden valvonnan, järjestyksen valvonnan, alihankkijoiden ja asukkaiden opastuksen, työaikana tehtyjen vikailmoitusten, kyselyjen ja hälytysten vastaanoton ja niiden edellyttämät välittömät toimenpiteet, varaosat ja tarvikkeet, sekä liputuksen ja lipun hoidon.

Lisäksi kiinteistötekninen hoito sisältää rakennuksissa ja ulkoalueilla sovitun laatutasotavoitteen mukaiset hoito- ja huoltotehtävät, sisältäen mm. kiinteistötekniset tilat, ulkovaipan ja ulkorakenteet sekä kiinteistön kaikki laitejärjestelmät.

Kaikesta tästä kiinteistön päivittäisestä hoidosta ja huollosta vastaa huolto ja isännöitsijä.

Osakkeenomistajan on pidettävä kunnossa hallitsemansa huoneiston sisäosat sekä muut osakkeidensa perusteella hallinnassaan olevat tilat (AsOyL 78 §).

Kunnossapitovastuun jakautuminen yhtiön ja osakkeenomistajan kesken suositellaan määriteltäväksi yhtiökokouksen hyväksymässä vastuunjakotaulukossa.

d. Ulkoalueiden hoito

Ulkoalueiden hoito käsittää mm. viheralueiden hoidon, ulkoalueiden kevät- ja syyssiivoukset ja lumityöt sekä jäteaseman puhtaanapidon.

Kaikesta tästä ulkoalueiden hoidosta vastaa huolto ja isännöitsijä.

e. Päivystys

Sopimuksen erillinen päivystysosa sisältää asukkaille järjestetyn sujuvan mahdollisuuden ilmoittaa havaitsemistaan vioista ja muista kiinteistön hoitoon liittyvistä seikoista sekä mahdollisista muista tarpeistaan huoltoon säännöllisen työajan ulkopuolella.

Sopimuksen liitteenä on Kiinteistöalan yleiset sopimusehdot.

Kiinteistönhoitosopimus kattaa kiinteistön normaalin hoidon ja huollon, jonka tarkoituksena on säilyttää kiinteistö alkuperäisestä vastaavassa kunnossaan.

4. Vuosikorjaus- ja PTS -suunnittelu

Ajan myötä kaikki kiinteistöt vanhenevat ja rapistuvat, ja samalla niiden arvo laskee. Kiinteistön arvon säilyttäminen ja parantaminen onkin hallituksen tärkein ja vastuullisin tehtävä.

Mikäli kiinteistön arvon säilyttämiseen suhtaudutaan välinpitämättömästi ja pyritään väärässä kohdin säästämällä pitämään osakkailta perittävä vastike mahdollisimman alhaisena, eikä jatkuvaa suunnitelmallista huolto- ja korjaustoimintaa suoriteta, taloyhtiö joutuu tekemään kerralla ylisuuria korjauksia ja osakkaat joutuvat maksamaan ylisuuria korjauskustannuksia.

Niinpä taloyhtiön, osakkaiden ja hallituksen jäsenten kannalta taloudellisesti järkevintä ja vastuullisinta toimintaa on, että taloyhtiön hallitus harjoittaa vuodesta toiseen jatkuvaa vuosikorjaussuunnittelua ja pitkän tähtäyksen suunnittelua (PTS-suunnittelu).

Kiinteistön korjaus- ja perusparannussuunnittelun lähtökohtana on tieto kiinteistön kaikkien eri osien ja laitteiden käyttöiästä, elinkaaresta ja kunnossapitojaksoista. Esimerkiksi ulkoseinän elastisen sauman tavoitteellinen käyttöikä on 20 vuotta, kun taas kiviainaisen sauman yli 50 vuotta.

Hallituksen tulee olla selvillä kaikista näistä seikoista. Laadittu perusselvitys on tukeva ja välttämätön perusta, jolle voidaan rakentaa taloyhtiön vuosikorjaus- ja PTS-suunnitelmat.

Vuosikorjaussuunnitelma kuuluu oleellisena osana vuosibudjetin laadintaan.

Se käsittää yleensä

a. havaittujen pienempien vikojen ja puutteiden korjaukset, ja

b. PTS-suunnitelman mukaiset isommat korjaukset ja perusparannukset.

Vuosikorjaussuunnittelu aloitetaan hallituksen joka vuosi toimittamilla kiinteistön katselmuksilla, joissa selvitetään kiinteistön kaikkien osien kunto ja kirjataan muistiin havaitut viat ja puutteet.

Lain ja vastuunjakotaulukon mukaisesti yhtiö vastaa myös huoneistojen määrättyjen sisäisten rakenteiden ja osien kunnosta. Niiden, erityisesti kosteiden tilojen kunnon toteamiseksi hallituksen tulisi määräajoin (esimerkiksi 5-10 vuoden välein) suorittaa huoneistojen katselmuksia.

Vuosibudjettiin on syytä varata määräraha, ei pelkästään havaittujen pienempien vikojen ja puutteiden korjaamiseksi, vaan myös tilikauden aikana esiin tulevia ennalta arvaamattomia ja viipymättä tehtäviä korjauksia varten.

PTS -suunnitelma sisältää yleensä

a. kiinteistön eri osien arvioidun käyttöiän mukaisen korjaustarpeen, ja

b. kiinteistön asumistasoa kohottavat perusparannussuunnitelmat

PTS-suunnitelmassa arvioidaan kiinteistön kunkin osan ja laitteen osalta tuleva vuosi, jolloin se tulisi huoltaa, korjata tai uudistaa. Kun korjauskustannukset pystytään arvioimaan jollakin tarkkuudella, voidaan myös arvioida, millaisiin menoihin on syytä varautua.

Tekninen kehitys on niin nopeaa ja asukkaiden toiveet asumistasonsa kohottamiseksi siten muuttuvia, että pitemmän tähtäyksen suunnitelmat kiinteistön asumistasoa kohottavista perusparannuksista jäävät tapauskohtaisesti harkittaviksi.

Asunto-osakeyhtiölakia muutettiin vuonna 2001 siten, että myös sellaisesta perusparannuksesta, uudistuksesta, lisärakentamisesta ja lisäalueen hankkimisesta, jolla kiinteistö ja rakennus saatetaan vastaamaan kunkin ajankohdan tavanmukaisia vaatimuksia, eli myös asumistasoa kohottavista perusparannuksista, voidaan yhtiökokouksessa päättää paikalla olevien yksinkertaisella äänten enemmistöllä, jollei osakkeenomistajan maksuvelvollisuus muodostu kohtuuttoman ankaraksi (AsOyL 5 §).

Tehty perusselvitys ja sen pohjalta tehdyt suunnitelmat ja yhtiön korjaushistoria muodostavat tiedoston kiinteistön kunnosta ja tilasta sekä antavat osakkeiden omistajille ja mahdollisille ostajille luotettavan kuvan yhtiön hyvästä hoidosta sekä osakkeiden turvallisuudesta ja arvosta.

EU:n direktiivi suunnitelmallisesta kiinteistön hoidosta edellyttää hallituksen huolehtivan taloyhtiöstä yllä kuvatulla tavalla. Vaikka direktiivi astuu voimaan vasta joidenkin vuosien kuluttua, on taloyhtiöiden hallitusten syytä ryhtyä sitä jo noudattamaan.

PTS -suunnitteluun osallistuminen sekä korjaushistorian ja kiinteistötiedoston ylläpitäminen tulevat olemaan huollon palveluja asiakasyhtiöilleen.

5. Korjaukset ja urakat

Asuinhuoneiston haltijan tulee ilmoittaa huoneistossaan havaitsemistaan vioista ja puutteista huollolle.

Taloyhtiön hallituksen jäsenen huolenpitovelvollisuuteen kuuluu, että hän ilmoittaa kiinteistöllä (rakennukset ja tonttimaa) havaitsemistaan vioista ja puutteista huollolle.

Huoltomies tekee pienehköt, työvarustuksella hoidettavat korjaukset ja toimenpiteet.

Juoksevaan hallintoon kuuluvien laajempien korjausten osalta isännöitsijä huolehtii, että huollon henkilökunta tai huollon käyttämä urakoitsija ne tekee viivytyksettä.

Isommista korjauksista ja perusparannuksista laaditaan taloyhtiön ja valittavan urakoitsijan välinen urakkasopimus.

Huolto huolehtii urakoiden hallinnollisesta organisoinnista yhdessä taloyhtiön hallituksen kanssa.

Näihin tehtäviin kuuluvat viranomaisasioiden hoitaminen, mm. rakennusluvat, sekä urakkatarjouskilpailun järjestäminen, avustaminen urakoitsijan valinnassa, urakkasopimuksen laatiminen, isännöitsijän toimesta suoritettava työn yleisvalvonta, sekä takuu-, vastuuaika ja vuosikorjausyhteydenpidot.

6. Vastikkeet ja maksut

Asunto-osakeyhtiö kattaa kaikki kulunsa perimällä osakkeenomistajiltaan yhtiövastiketta ja eri maksuja, ellei yhtiöllä ole muita tuloja, esim. liikehuoneistojensa vuokratuloja.

Kiinteistön hyvän hoidon ja huollon sekä kunnon ylläpitämisen ja parantamisen turvaamiseksi taloyhtiöitä suositellaan pysyvästi perimään osakkeenomistajiltaan ainakin seuraavia vastikkeita ja maksuja:

a. Hoitovastike

Hoitovastikkeella katetaan kiinteistön normaalista hoidosta ja huollosta aiheutuvat ja muut juoksevat menot. Vuosibudjettia laadittaessa kaikki tiedossa olevat menot on huomioitava. Lisäksi aina on syytä varata myös arviomääräraha ainakin ennalta arvaamattomiin pienehköihin korjauksiin.

b. Käyttömaksut

Käyttömaksuja peritään yhtiön hallinnassa olevien tilojen käytöstä. Näitä ovat mm. saunan ja pesutuvan käyttömaksut sekä yhtiön hallinnassa olevien autotallien ja -paikkojen vuokrat.

Lisäksi yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä erilaisia menoja varten eri maksuperuste.

Esimerkiksi vesimaksu henkilöluvun mukaan on varsin yleinen peruste. Huoneistoihin voidaan myös asentaa huoneistokohtaiset veden ja lämmön kulutusmittarit, jotka mahdollistavat jokaisen asukkaan todelliseen kulutukseen perustuvan maksun.

c. Peruskorjausvastike

Kiinteistön eri osien elinkaaren mukaisesti omistajien tulee varautua ja huolehtia ajallaan tarvittavista remonteista ja peruskorjauksista. Lisäksi osakkaille on taloudellisesti helpointa, kun myös kiinteistön asumistasoa kohottaviin perusparannuksiin varaudutaan ennakolta.

Kaikkiin näihin vastaisuudessa tuleviin tarpeisiin varaudutaan parhaiten keräämällä peruskorjausvastiketta peruskorjausrahastoon. Tuskin kenenkään maksuvelvollisuus muodostuu kohtuuttoman ankaraksi, jos kerättävä peruskorjausvastike on 0,1 – 0,5 € / m2 / kk.

d. Lainanlyhennysvastike

Jos yhtiön keräämä peruskorjausrahasto ei riitä päätettävän korjauksen rahoittamiseen, yhtiöllä on kaksi vaihtoehtoa:

* kerätä osakkailta ylimääräinen vastike yhdessä tai useammassa erässä, tai

* ottaa lainaa, jonka takaisin maksamiseksi peritään lainanlyhennysvastiketta.

Osakkaille on edullisempaa maksaa ylimääräinen vastike vaikkapa henkilökohtaisella lainalla, koska silloin osakas voi vähentää korot henkilökohtaisessa verotuksessaan.

Ennen lainan hakemista ja nostamista onkin syytä aina pyytää osakkailta sitova ilmoitus, moniko maksaa ylimääräisen vastikkeen ja moniko haluaa yhtiön ottavan lainaa.

7. Muita tehtäviä

Hallituksen jäsenille on asetettu velvoitteita ja tehtäviä myös muualla lainsäädännössä ja viranomaisohjeissa.

Esimerkiksi pelastustoimilaki velvoittaa, että taloyhtiön on laadittava turvallisuussuunnitelma, jos sillä on vähintään viisi asuinhuoneistoa. Taloissa on varauduttava niin päivittäisiä onnettomuuksia kuin poikkeusolojakin varten. Taloon on nimettävä ja koulutettava suojelujohtaja, ja jos taloyhtiössä on väestönsuoja, myös suojan hoitaja. Tarvittavia kursseja järjestää esimerkiksi Uudenmaan Pelastusliitto.

Isännöitsijä huolehtii kaikista erityislainsäädännön ja eri lakien muutosten edellyttämien tehtävien tiedottamisesta taloyhtiön hallitukselle.

Hallituksen jäsenten ammattitaidon ylläpitäminen ja parantaminen on sen sijaan varsin pitkälti hallituksen jäsenten omalla vastuulla.

Edellä mainittujen tehtävien lisäksi taloyhtiön hallituksessa käsitellään mm. rakennustekniikkaan, LVI-tekniikkaan, sähkö- ja teletekniikkaan, hissitekniikkaan ja rakennusautomaatioon liittyviä kysymyksiä.

Huolto tarjoaa taloyhtiöille omaa asiantuntemustaan, mutta yhtiöille on suureksi eduksi, jos myös niiden hallituksiin valitaan eri alojen asiantuntemusta omaavia henkilöitä.